Nel contesto delle compravendite immobiliari, il ruolo degli amministratori assume un’importanza centrale sotto il profilo della responsabilità e della corretta gestione societaria. In particolare, l’art. 2381, comma 5, del codice civile impone agli amministratori il dovere di “agire in modo informato”, sancendo un principio fondamentale di diligenza nella conduzione dell’impresa.
Spetta al consiglio di amministrazione (se lo statuto e l’assemblea lo consentono) delegare talune attribuzioni ad un comitato esecutivo (cd. organo delegato collegiale) o a taluni dei suoi membri (organi delegati monocratici/amministratori esecutivi), indicando il contenuto e le modalità di delega.
Spetta al consiglio di amministrazione, in sede collegiale, “sulla base delle informazioni ricevute”:
(i) valutare l’adeguatezza “dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile della società”
(ii) esaminare i “piani strategici, industriali e finanziari della società” nonché
(iii) valutare “sulla base della relazione degli organi delegati il generale andamento della gestione”.
Amministratori esecutivi
Nell’ambito dei poteri loro delegati, sono tenuti a rendicontare del loro concreto ed effettivo esercizio. A tal fine predispongono per il consiglio apposite informative (cd. reporting) che illustrino con quali modalità e frequenza hanno esercitato i poteri loro conferiti.
I punti solitamente da considerare per tali informative sono:
(i) generale andamento della società nel periodo, dati economici e andamento della gestione economico/finanziaria (rispetto degli obiettivi di budget, estimate, gap estimate vs budget etc.)
(ii) operazioni di acquisizione/operazioni di dismissione, andamento delle operazioni a sviluppo;
(iii) finanziamenti accesi e andamento dei finanziamenti esistenti;
(iv) eventuali operazioni straordinarie in programmazione, in corso o realizzate;
(v) rapporto con eventuali outsourcers (si pensi ad es. ai prestatori di servizi prettamente immobiliari, property e facility managers, developers, project managers, mediatori) e loro monitoraggio (KPI, SLA, eventuali penali irrogate nel periodo ecc.)
(vi) andamento dei sistemi informativi;
(vii) report sul personale (numero, costi, piano di formazione e crescita).
Amministratori non esecutivi
Appurato che, in linea di principio, la condotta degli amministratori deleganti (o amministratori non esecutivi) non è improntata ad un obbligo generico di vigilanza, ma che gli stessi devono essere destinatari dei flussi informativi sopra indicati, la loro “funzione essenzialmente “valutativa”, di monitoraggio e di supervisione dell’operato e sui processi decisionali” è gravata dagli obblighi:
(i) di agire informati (art. 2381 6° co. cod. civ.),
(ii) di intervento (art. 2392 co. 2° cod. civ.) e
(iii) di controllo (art. 2381 3° co. cod. civ.).
Spetta quindi agli amministratori deleganti in primo luogo, al fine di poter rendere effettivo il potere/dovere di agire informati, quello di valutare che i flussi informativi endoconsiliari siano adeguatamente procedimentalizzati . Pertanto il Consiglio di Amministrazione, nell’adeguare il corretto assetto organizzativo, curerà che siano stati posti in essere processi idonei che permettano un regolare flusso informativo e che lo stesso sia esaustivo.
Qualora inoltre gli amministratori dovessero rilevare che le informazioni ricevute dagli amministratori esecutivi non siano corrette, veritiere o esaustive, gli stessi saranno tenuti a richiedere a questi ultimi di colmare le lacune emerse e quindi a prendere i necessari provvedimenti.
Quanto alla modalità con cui la “ricezione di informazioni” si concretizzerà, va sottolineato che ai singoli amministratori non esecutivi spetta farne la richiesta ma, non essendo dotati di individuali poteri di ispezione o controllo (a differenza dei sindaci ex art. 2403-bis cod.), bensì collegiale, dovranno ricevere tali informazioni in sede consiliare (e non individuale) al fine di evitare disallineamenti informativi.
Il collegio sindacale
Ad integrare questo quadro di interscambio informativo, rileva anche il ruolo svolto, all’interno della società, dal collegio sindacale.La partecipazione del collegio sindacale alle riunioni del consiglio di amministrazione (e del comitato esecutivo, se istituito) è diventata obbligatoria, il che permette ai sindaci di ricevere il complesso set di informazioni e delle relative decisioni consiliari assunte.
Essendo dotati di individuali poteri di ispezione e controllo sulla società, loro conferiti allo scopo di accertare il rispetto dei principi di corretta amministrazione, i sindaci hanno il potere di chiedere “agli amministratori notizie, anche con riferimento a società controllate, sull’andamento delle operazioni sociali o su determinati affari” (art. 2403-bis cod. civ.). Hanno inoltre il potere di scambiare con i sindaci delle società controllate informazioni utili.